Einwilligungserklärung zur Nutzung des Servicekontos als Teil des Serviceportals Amt24

1. Einwilligung

Über das Serviceportal Amt24 können Sie ein Servicekonto (im Folgenden als Servicekonto bezeichnet) einrichten und weitere elektronische Dienste benutzen, die die Eingabe personenbezogener Daten erfordern. Das Serviceportal Amt24 stellt die Dienste des Servicekontos (Postfach, Dokumentensafe und Online-Dienste) nur dann bereit, wenn Sie sich ein Servicekonto anlegen und dabei in die Verarbeitung Ihrer Daten explizit einwilligen (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO).

Die Einwilligung erfolgt durch das Setzen des Häkchens in das Feld „Ich habe die Einwilligungserklärung gelesen und akzeptiert“. Damit erklären Sie sich mit der Verarbeitung und Weitergabe Ihrer im Rahmen der Nutzung des Servicekontos angegebenen Daten nach Maßgabe dieser Erklärung und der Datenschutzerklärung einverstanden. Die Einwilligung umfasst auch die Verarbeitung der Angabe der Konfession zur Verwendung als Verfahrensangabe in Verwaltungsverfahren sowie Profilbildes, das der Unterscheidung zwischen Ihren Service- und Organisationskonten dient. Außerdem akzeptieren Sie mit Ihrer Einwilligung unsere hier aufgeführten Nutzungsbedingungen für das Servicekonto.

2. Widerruf

Sie können Ihre beim Anlegen des Servicekontos abgegebene Einwilligung jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3 Satz 1 DSGVO). Die Einwilligung widerrufen Sie, indem Sie Ihr Servicekonto löschen. Dazu müssen sie sich in Ihrem Servicekonto anmelden. Nach Aufrufen des Menüpunkts „Kontoverwaltung“ finden Sie die Löschmöglichkeit unter dem Menüpunkt „Konto löschen“. Bitte beachten Sie, dass das Löschen des Servicekontos nicht rückgängig gemacht werden kann und sämtliche Daten und Dienste des Servicekontos (u.a. Profildaten, Postfach, Dokumentensafe und alle im Servicekonto gespeicherten Daten zu Ihren noch nicht abgeschlossenen elektronischen Verwaltungsverfahren) somit nicht mehr zur Verfügung stehen. Sie verlieren alle Daten (z. B. Nachrichten, Dokumente). Daher ist für das Löschen des Servicekontos unter dem Menüpunkt „Konto löschen“ aus Sicherheitsgründen zusätzlich die Eingabe Ihres Passwortes erforderlich.

Durch den Widerruf Ihrer Einwilligung in die Datenverarbeitung wird die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt.

3. Nutzungsbedingungen

a) Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer Daten im Servicekonto ist die Sächsische Staatskanzlei (im folgenden Staatskanzlei genannt), Archivstraße 1, 01097 Dresden, E-Mail: info@sk.sachsen.de.

b) Funktionsbeschreibung

Als mit Benutzerkennung/Passwort registrierter oder mit dem elektronischen Identitätsnachweis Ihres Personalausweises oder Ihres elektronischen Aufenthaltstitels authentifizierter Nutzer eines Servicekontos haben Sie die Möglichkeit,

  • ein persönliches Postfach einzurichten und zu nutzen,
  • einen persönlichen Dokumentensafe zu nutzen und
  • Ihre Verwaltungsverfahren elektronisch über Online-Dienste abzuwickeln.

Weiterhin haben Sie über Ihr Servicekonto die Möglichkeit, ein Organisationskonto (bspw. für Ihr Unternehmen) zu registrieren und darauf über Ihr Servicekonto zuzugreifen. Zur Einrichtung eines Organisationskontos müssen über eine Eingabemaske weitere Daten hinterlegt und ergänzend die Einwilligungserklärung für Organisationskonten akzeptiert werden. Bei Einrichtung von Organisationskonten  werden Sie gesondert um Bestätigung der ergänzenden Einwilligungserklärung gebeten.

aa) Postfach

Im Postfach können Sie Nachrichten sicher versenden, beantworten und übermittelte Dokumente in den Dokumentensafe übertragen. Nur Sie selbst können die Inhalte Ihres Postfachs einsehen und nutzen.

Die Nutzung des Postfach-Dienstes ist auf die Kommunikation mit den staatlichen Behörden  sowie auf die Kommunikation mit Kommunen und weiteren Trägern der Selbstverwaltung im Freistaat Sachsen ausgerichtet. Perspektivisch ist angedacht, die Kommunikation ebenfalls mit weiteren Behörden und Trägern der Selbstverwaltung im Gebiet der Bundesrepublik Deutschland zu ermöglichen.

Die Übermittlung von Nachrichten zwischen den Behörden und Ihrem Postfach erfolgt ausschließlich über die speziell gesicherten Netze des sächsischen Verwaltungsnetzes bzw. des kommunalen Datennetzes. In der angedachten Ausbaustufe erfolgt die Datenübermittlung weiterhin über die jeweiligen Verwaltungsnetze des Bundes bzw. des jeweiligen Bundeslandes. Diese Netze erfüllen die Sicherheitsanforderungen hinsichtlich Vertraulichkeit und Datenintegrität.

Es ist gewährleistet, dass nur zugelassene Institutionen diesen Kommunikationsweg nutzen können. Auf diese Weise ist der Servicekontoinhaber auch weitestgehend vor Spam und anderer schadenstiftender Software geschützt. Dennoch empfehlen wir dringend, Ihr eigenes System durch einen aktuellen Virenscanner zu schützen und verfügbare Sicherheitsupdates der von Ihnen genutzten Software (insbesondere des Betriebssystems und Ihres Browsers) zu installieren.

bb) Dokumentensafe

Im Dokumentensafe können Sie Dokumente sicher und nur für Sie lesbar speichern und verwalten bzw. diese in weiteren Verwaltungsverfahren nutzen. Sie sind selbst verantwortlich dafür, inwieweit Sie die im Dokumentensafe abgelegten Inhalte weiteren Nutzern zur Verfügung stellen. Im Kontext des Dokumentensafes weisen wir ausdrücklich darauf hin, dass der Dokumentensafe ausschließlich im Kontext von den auf der Plattform verfügbaren elektronischen Verwaltungsleistungen genutzt werden darf. Insbesondere ist es bei Nutzung des Dokumentensafes untersagt, Schadprogramme sowie andere Dokumente, die gegen geltendes Recht verstoßen, im Dokumentensafe abzulegen.

cc) Meine elektronischen Anträge (Online-Dienste)

Als angemeldeter Servicekontonutzer können Sie Verwaltungsverfahren elektronisch abwickeln. Elektronische Anträge werden mit Ihrer Zustimmung an die für die Antragsbearbeitung zuständigen Stellen weitergeleitet sowie (sofern gewünscht und für das Verfahren verfügbar) durch eine einheitliche Stelle koordiniert. Die Datenübermittlung an zuständige Stellen erfolgt erst dann, wenn Sie den im Servicekonto gespeicherten Antragsentwurf absenden.

Folgende Funktionen des Servicekontos sind für die elektronische Antragsstellung und Verfahrensabwicklung bei Online-Diensten von Bedeutung:

  • Ihre im Servicekontoprofil gespeicherten personenbezogenen Daten, wie z.B. der Name und Vorname, die Anschrift sowie das Geburtsdatum. Diese können Sie nach Freigabe direkt in das elektronische Verfahren übertragen lassen. Dabei können Sie die Freigabe für elektronische Verfahren generell erteilen (durch Setzen des entsprechenden Häkchens) oder für jedes einzelne Verfahren. Die generelle Freigabe können Sie jederzeit (durch Entfernen des Häkchens) widerrufen.
  • der persönliche Dokumentensafe mit den dort gespeicherten elektronischen Dokumenten, die Sie direkt in die Vorgangsbearbeitung übertragen und so den zuständigen Behörden zur Verfügung stellen können.
  • Ihre aus der online-Funktion des Personalausweises oder des elektronischen Aufenthaltstitels übertragenen und damit authentifizierten personenbezogenen Daten, wie z.B. der Name und Vorname, die Anschrift sowie das Geburtsdatum. Durch die Authentifizierung können Sie bei Anträgen, die Schriftlichkeit erfordern, die Schriftform ersetzen.

c) Verarbeitungshinweise

Um ein Servicekonto anzulegen, müssen Sie zunächst nur Ihren Vor- und Nachnamen, Ihre E-Mail-Adresse und eine zweite alternative E-Mail-Adresse angeben sowie ein Passwort und eine Sicherheitsfrage mit Antwort eingeben. Weitere Daten können Sie optional bei Bedarf angeben und auch selbst wieder löschen und verändern. Außerdem können Sie mittels des elektronischen Identitätsnachweises Ihres Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels personenbezogenen Daten, wie z.B. Name und Vorname, die Anschrift sowie das Geburtsdatum übertragen und sich damit authentifizieren.

Ihre Angaben werden im Auftrag der Sächsischen Staatskanzlei auf besonders geschützten Servern der T-Systems International GmbH verschlüsselt abgelegt. Der Zugriff darauf ist nur einem sehr eingeschränkten Personenkreis mit jeweils spezifischer Befugnis möglich.

Als Inhaber eines Servicekontos können Sie immer mehr Verwaltungsleistungen über das Serviceportal elektronisch beantragen und abwickeln (Online-Dienste). Wenn Sie diese Möglichkeit nutzen wollen, können Sie über ein Webformular die für die Bearbeitung Ihres Antrages erforderlichen Daten erfassen und benötigte Dokumente hochladen. Diese Daten und Dokumente können Sie dann bei der vom System, anhand des von Ihnen eingegebenen Ortes, ausgewählten zuständigen Behörde elektronisch einreichen. Bei Bedarf können Sie einen einheitlichen Ansprechpartner zur Unterstützung auswählen, wenn das Verfahren einen solchen vorsieht. Ihre Daten werden erst nach Ihrer expliziten Freigabe und nur über sichere Netze an die jeweils Zuständigen weitergeleitet. Die Daten werden damit nur im Rahmen dieses Verfahrens an Dritte weitergegeben. Soweit erforderlich werden Daten mit weiteren E-Government-Basiskomponenten des Freistaates Sachsen ausgetauscht. Dies dient insbesondere dazu, die Daten des elektronischen Personalausweises bzw. des. Elektronischen Aufenthaltstitels auszulesen bzw. die elektronische Bezahlung von Verwaltungsleistungen zu ermöglichen.

Der elektronische Antrag wird dann von der für die Bearbeitung der Anträge zuständigen Behörde bearbeitet. Dabei ist technisch sichergestellt, dass die zuständigen Behörden nur jeweils die Daten erhalten, die sie zur Bearbeitung Ihres Antrages benötigen. Bevor Sie die entsprechenden Dienste nutzen können, müssen Sie unter Umständen außerdem elektronisch in die jeweiligen Nutzungsbedingungen einwilligen.

Die elektronische Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt ausschließlich im Umfang der von Ihnen erteilten Einwilligung. Wenn Sie sich zum Beispiel dazu entschieden haben, ein Verwaltungsverfahren elektronisch abzuwickeln, werden Ihre für das Verfahren erforderlichen Daten entsprechend verarbeitet und an die jeweils zuständigen Behörden über gesicherte Verbindungen weitergegeben.

Um die Abwicklung der Online-Dienste so bequem wie möglich zu gestalten, bieten wir Ihnen die Möglichkeit, dafür die Daten aus Ihrem Servicekonto zu nutzen. Mit der Freigabe werden Erfassungsmasken mit Daten wie Name, Adresse etc. aus Ihrem Servicekonto vor befüllt. Das spart Ihnen Zeit. Die übermittelten Daten werden im Web-Formular des jeweiligen Online-Dienstes angezeigt und können dort bei Bedarf von Ihnen ergänzt und geändert werden. Ihre Daten werden, wenn Sie keine allgemeine Freigabe Ihrer Daten in den Einstellungen des Servicekontos eingetragen haben, immer nur nach Ihrer ausdrücklichen Freigabe übertragen. Die allgemeine Freigabe erfolgt innerhalb Ihres Servicekontos nach Aufrufen des Menüpunkts „Kontoverwaltung“ unter dem Menüpunkt „Profildaten freigeben“ durch Setzen des entsprechenden Häkchens. Sie können die Freigabe jederzeit in den Einstellungen wieder deaktivieren (durch Entfernen des Häkchens).

Die sächsische Landesverwaltung schützt Ihre Daten entsprechend dem verfügbaren Stand der Technik vor unbefugter Nutzung.

Ihre Daten werden im Servicekonto verschlüsselt gespeichert. Das Servicekonto erzeugt während der Registrierung ein asymmetrisches Schlüsselpaar, das für die Verschlüsselung der Daten in der Anwendung genutzt wird. Das Schlüsselpaar ist Ihnen individuell zugeordnet und besteht aus einem „öffentlichen“ und einem „geheimen“ Schlüssel. Ihr „öffentlicher“ Schlüssel ist auf dem Servicekonto gespeichert. Ihr geheimer Schlüssel wird durch ein nur Ihnen bekanntes Wissen (Geheimnis) verschlüsselt und ausschließlich in dieser verschlüsselten Form auf dem Servicekonto gespeichert sowie jeweils zum Nutzungszeitpunkt durch dieses Geheimnis erzeugt. Dieses Geheimnis ist beim registrierten Nutzer sein Passwort und bei dem durch Personalausweis oder elektronischen Aufenthaltstitel authentifizierten Nutzer das Authentifizierungszertifikat seines elektronischen Personalausweises oder elektronischen Aufenthaltstitels. Verlieren Sie dieses Geheimnis, dann haben Sie die Möglichkeit, das Servicekonto über die Benutzerkennung und die Sicherheitsfrage mit ihrer gültigen E-Mailadresse oder der alternativen E-Mailadresse wieder herzustellen. Es liegt in Ihrer Verantwortung, die Antwort auf die Sicherheitsfrage an sicherer Stelle aufzubewahren und Sorge zu tragen, dass die hinterlegten E-Mail-Adressen gültig und für Sie erreichbar sind.

d) Automatisches Löschen von Servicekonten und von elektronischen Anträgen

Sie können Ihr Servicekonto jederzeit löschen. Sollten Sie Ihr Servicekonto 3 Jahre nicht mehr benutzt haben, werden wir es nach einer vorangehenden Ankündigung automatisch löschen. In der Ankündigung geben wir Ihnen die Möglichkeit, den Löschvorgang zu stoppen.

Die Falldaten, die bei der Nutzung der Online-Dienste entstehen, werden nicht dauerhaft archiviert. Deshalb werden die Daten zu nicht eingereichten Vorgängen sowie zu abgeschlossenen Vorgängen nach Ablauf einer bestimmten Frist automatisch gelöscht.

Diese Frist beträgt:

  • bei noch nicht eingereichten Fällen: 365 Tage nach der letztmaligen Bearbeitung Ihrer Falldaten durch Sie
  • bei abgeschlossenen Fällen: 365 Tage nach Abschluss der letzten Verwaltungsleistung.

e) Ergänzung zu "Postfach"

Ihre bei der Registrierung angegebene E-Mail-Adresse (initiale Benutzerkennung und Kontakt-E-Mail und alternative E-Mail) benutzen wir nur zur Kommunikation mit Ihnen. Verkehrs- und Inhaltsdaten bei der Kommunikation über das Postfach verarbeiten wir nur, soweit dies erforderlich ist, um die Inanspruchnahme des Postfach-Dienstes zu ermöglichen.

Dabei erfassen wir

  • die E-Mail-Adresse des Empfängers,
  • die E-Mail-Adresse des Absenders,
  • der Betreff,
  • der Text der Nachricht und
  • ggf. der Nachricht beigefügte Anlagen.

Verkehrs- und Inhaltsdaten werden nach Beendigung des Nutzungsvorgangs gelöscht.

f) Hinweis zum Leistungsumfang „Dokumentensafe“

Im Dokumentensafe sind Bereiche für persönliche elektronische Dokumente eingerichtet, die entsprechend dem verfügbaren Stand der Technik .gegen eine unbefugte Nutzung gesichert sind. Der Speicherbereich für Ihre persönlichen Dokumente ist derzeit auf insgesamt 50 MB beschränkt. Einzelne Dokumente können maximal 5 MB groß sein. Der Dokumentensafe darf nur für Dokumente im Kontext von Verwaltungsleistungen genutzt werden.

Die sächsische  Landesverwaltung sorgt für die Verfügbarkeit des Dokumentensafes und die Sicherung der darin enthaltenen Inhalte. Sie kann jedoch nicht garantieren, dass der Dokumentensafe jederzeit erreichbar ist. Die Landesverwaltung übernimmt insbesondere keine Gewähr dafür, dass bei Auftreten eines Fehlers oder beim Update der Systeme die Daten jederzeit und vollständig wieder verfügbar gemacht werden können. Der Nutzer wird somit durch das Einstellen von Dokumenten in den Dokumentensafe nicht von einer anderweitigen Sicherung dieser Dokumente entbunden. Die Landesverwaltung kann die Dienstleistungen des Dokumentensafes ohne Angabe von Gründen mit einer Vorankündigungsfrist von drei Monaten jeweils zum Monatsende beenden.

Die Landesverwaltung bietet die Dienstleistungen des Dokumentensafes kostenlos an. Die Landesverwaltung haftet nur, soweit ihr ein vorsätzliches oder grob fahrlässiges Verhalten zur Last fällt.

g) Nutzerpflichten

Sie verpflichten sich mit der Erteilung dieser Einwilligung dazu, das Servicekonto und seine Dienste Postfach, Dokumentensafe und Online-Dienste nicht für Zwecke zu verwenden, die gegen geltendes Recht des Freistaates Sachsen, der Bundesrepublik Deutschland oder der Europäischen Union verstoßen.

Dies gilt auch für anstößige Bezeichnungen, Inhalte und anderweitiger Darstellungen, deren Rechtswidrigkeit vermutet, aber nicht abschließend festgestellt werden kann. Sie verpflichten sich, keine fahrlässigen oder vorsätzlichen Aktivitäten zu ergreifen, die die Funktionsfähigkeit dieser Dienste beeinträchtigen.

Sie verpflichten sich, den Zugang zu diesen Diensten gegen unbefugte Nutzung zu schützen, insbesondere indem Sie Ihre Authentisierungsinformation für den Zugang geheim halten. Im Falle eines Vorstoßes gegen diese Nutzerpflichten verpflichten Sie sich, die sächsische Landesverwaltung von allen Ansprüchen Dritter freizustellen, die hierdurch gegen den Freistaat Sachsen geltend gemacht werden.

Der Nutzer eines Servicekontos verpflichtet sich, ein ausreichend komplexes und sicheres Passwort zu wählen und dieses geheim zu halten. Ein komplexes Passwort zeichnet sich insbesondere dadurch aus, dass es sowohl Groß- und Kleinbuchstaben, Zahlen und Sonderzeichen enthält und mindestens acht, besser mehr, Zeichen lang ist. Die verwendeten Zeichenkombinationen sollten nicht in einem Wörterbuch enthalten sein. Das Passwort sollte nicht an anderer Stelle für einen anderen Dienst verwendet werden.

Sie nutzen das Servicekonto nicht, wenn Sie das 16. Lebensjahr noch nicht vollendet haben.

h) Verfügbarkeit des Portals

Das Serviceportal steht Ihnen 24h in sieben Tagen die Woche zur Verfügung. Der Betriebsdienstleister garantiert eine durchschnittliche Verfügbarkeit im 3-Monats-Intervall von 99 Prozent bei einer maximalen Wiederherstellungszeit von bis zu vier Stunden.

Durch weitere Ereignisse kann es, auch kurzfristig, notwendig sein, den Betrieb des Serviceportals zu unterbrechen. Die Staatskanzlei bemüht sich, den Nichtverfügbarkeitszeitraum möglichst gering zu halten. Mit Einwilligung in diese Erklärung stellen Sie den Freistaat Sachsen jedoch von jeglichen Schadensersatzforderungen frei, die aus der Nichtverfügbarkeit des Serviceportals Amt24 resultieren. Insbesondere nehmen Sie zur Kenntnis, dass Sie aus der Nichtverfügbarkeit des Serviceportals Amts24 keinen Anspruch auf Verlängerung oder Aussetzung einer laufenden Frist ableiten können.

i) Hinweise

Bitte beachten Sie auch unsere Datenschutzerklärung und die Rechtshinweise.